コロナ禍を機にニュース等で話題になり、「脱ハンコ」という言葉を耳にしたことがある方もいらっしゃると思いますが、私たち業務チームもまずは発注書から「脱ハンコ」を始めました。「脱ハンコ」と言っても印鑑を押さないのではなく、各担当者がパソコン上で電子印鑑を作成し、デジタル(データ)上で押印しています。

日頃多くの用紙(多いときは1回で100枚×数件)を出力し起票者が押印→資材担当者が内容を確認し押印→別担当者が検印→上司承認の押印→社判の押印→用紙をスキャンしメール添付にてお取引先様へ送信という流れでしたが、用紙の出力を止めデジタル化に変更しました。

メリットは電子印鑑だけでなく、社判もデジタルで取り込むことが出来ますし、内容の追記、修正も可能です。デジタル上での押印はパソコンさえあれば場所を選ばず、担当者が不在時であっても制限がかかりません。また用紙や印刷代など経費の節約もできています。

デメリットとして、無料版を使用することでオリジナル性が無く、誰でも簡単に電子印鑑の変更が出来てしまう事です。ただこちらは社内、チーム間での信頼関係に影響しますので、チームとしては問題視していません。

今後さらに、テレワークや在宅勤務が推奨されるようになっても、作業の滞りなく進める為の第一歩として「脱ハンコ」に取り組んでいきたいです。