ある程度の人数のいる会社では、多かれ少なかれ社内での会議は、いくつかはあると思う。読む人にとっては興味が無い話題かも知れないが、現在当社で行っている会議について紹介してみたい。
イーゲートとして分社して以来、社内会議として、重要な意思決定を行う課長以上が参加する月二回の「幹部ミーティング」と、チーフ以上が参加する月一回の月次確認の場の「全社会議」というのを行ってきた。会社の現状を包み隠さず社員も知ることが大切と考え今まで実施しており、これからも継続して行う予定である。
その他に、創立以来で月一回だが、営業と企画のメンバーが情報交換する「販売会議」、長期的な商品開発をテーマにした「開発会議」も行っている。さらに、10年以上継続しているが、トリンプさんの早朝会議を見習って、毎週月曜お昼時間に、30分程度だがチーフ以上参加の連絡会議風の「ミーティング」を実施、さらに、7年ほど前からだが、福井キャノンさんの事例を参考に、社員とのコミュニケーションを目的に、全ての社員を6～7名の小グループに分け四半期ごとにメンバーを入れ替え社員全員が参加する「未来トーク」というものを実施している。
また、4年ほど前から、ネット販売を開始するに当たって、販売戦略を考える、「ネット販売会議」並びに、ネット販売での商品開発を目的に「ネット商品企画会議」を当初は毎週一回、現在は月二回のペースで実施している。会社の別部隊で、トリコット、ラッセル部門の商品開発を検討する「特品開発会議」というのも別に月一回実施している。
以上挙げただけで多いと思う方もあると思うが、さらに、昨年度より物流があまりに残業が多かったこともあり、業務の改善を目的に「物流改善検討会」を行うようになった。また、材料の在庫金額を圧縮することを目的に「在庫削減検討会」、さらに、「コスト削減検討会」という会議を実施するようになった。これらは、臨時的な会議で、月一回のペースに落ち着いてきたが、そろそろ所期の目的は達成したと思っている。本来は職制の責任者が行うべき内容で、どこまで関与すべきか、その反面、担当者レベルの啓発には役立っており、引き続き行うか判断に迷っている。
さて、これらの会議だが、全社会議や幹部ミーティングは別に、全て一時間以内で終了するようにしており、担当者を決めてほとんどの会議で議事録を取るようにしている。スマフォの録音機能が役だっているが、議事録を作成する社員にとってはかなり負担を強いていると思う。
会議の質だが、幹部ミーティング等は議事録も作成するようになり、会議で決定したこと即実行されるようになった点は成果が出ていると思う。さらに、トリンプの吉越社長の影響もあり、会議では「何を、誰が、何時までにするか」を決めることを目的に実施しており、会議の為の会議にはならないように心掛けている。スピード感も出てきているとは感じている。
しかし、最初は分権的に任せるスタイルで、開発分野だけを直轄としていたが、気が付けばほとんどすべての会議を自分自身で進行することになり、全ての意思決定に関わるようになってしましまった。このままでは自分以外の社員が考えるということを停止してしまうのではないかと思うし、社員のレベルアップにつながるともいえない。
それぞれの会社によって会議も特色があると思うが、これを読まれた方からは、上手く運営している事例があれば教えてほしい。これらの会議の議事録を読むと、趣旨が上手く伝わっていないと思うことがある。発言は出来るだけ簡略化し、ポイントだけが伝わるようにするべきで、さらに、今後は進行役を出来るだけ部下に任せるようにし、人を育てる為の会議にしたいと思っている。